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Eine Adresse ist in Treesoft Office immer nur einem Vertreter zuzuordnen. Als Vertreter ist immer der Benutzer einzutragen, der zu der gewählten Adresse die Provision erhält. Die Vertreterzuordnung erfolgt in dem Adressen-Dialog in dem Feld Vertriebsinformationen.

Treesoft Office protokolliert jede Änderung eines Vertreterwechsels und ermöglicht somit beispielsweise zu einem späteren Zeitpunkt den Vorgang nachzuvollziehen.

Zum Eintragen und Austragen eines Vertreters greift Treesoft Office auf die im Optionen-Dialog unterhalb des Zweiges Vertriebsinformationen > Vertreteroptionen hinterlegten Einstellungen zurück:

Vertreter eintragen

In dem Gruppenfeld Vertreter eintragen legen Sie jeweils für den Grund Adresse angelegt, Vertreter eingetragen und Vertretertausch die Hauptgruppe, Gruppe und den Betreff für den anzulegenden Historieneintrag fest. In dem Betreff können Sie nach dem Trennzeichen (standardmäßig ":") die folgenden Variablen verwenden:

• $USER_SIGN
  Kurzzeichen des Benutzers
• $PRODUCTS
  Gewählte Produkte, für die sich der Benutzer als Vertreter einträgt

Vertreterstatus

In dem Gruppenfeld Vertreterstatus legen Sie jeweils für den Grund Auftrag abgeschlossen, Auftrag verschoben, Auftrag verloren, Anderer Grund, Vertretertausch und Mehrfachaustragung die Hauptgruppe, Gruppe und den Betreff für den für die jeweilige Aktion anzulegenden Historieneintrag fest. In dem Betreff können Sie nach dem Trennzeichen (standardmäßig ":") wieder die folgenden Variablen verwenden:

• $USER_SIGN
  Kurzzeichen des Benutzers
• $PRODUCTS
  Gewählte Produkte, für die sich der Benutzer als Vertreter austrägt bzw. den Vertreterstatus ändert

Zur weiteren Beschreibung des Grundes für eine Vertreteraustragung bzw. einem Vertreterwechsel können Sie in dem Gruppenfeld Beschreibung ergänzende Texte hinterlegen. Wenn zu diesen das Kontrollkästchen Aktiv aktiviert ist, werden diese bei einer Vertreteraustragung oder einem Vertreterwechsel zur Auswahl angeboten. Bei aktiviertem Kontrollkästchen Texteingabe können Sie zusätzlich zu der Beschreibung einen freien Text eingeben. Die Beschreibung ggf. mit dem ergänzenden Text wird in das Memo des Historieneintrages zu der Änderung des Vertreterstatus übernommen.